E-DYPLOMY OD 2027 ROKU - PRAKTYCZNY PRZEWODNIK

Co uczelnie powinny uporządkować, zanim e-dyplom stanie się podstawową formą dokumentu potwierdzającego ukończenie studiów lub uzyskanie stopnia naukowego?

Najważniejsza teza: e-dyplom nie jest skanem papierowego dokumentu ani kolejnym plikiem PDF w dziekanacie. To ostatni etap procesu, który wymaga wcześniej uporządkowanych danych, jasnych ról, sprawnych procedur, ważnych podpisów kwalifikowanych i gotowych systemów uczelnianych.

Od 30 czerwca 2026 roku podmioty wydające dyplomy mogą rejestrować dokumenty elektroniczne w Repozytorium Dyplomów Elektronicznych, które jest częścią systemu POL-on. Przez drugą połowę 2026 roku korzystanie z tego rozwiązania ma charakter dobrowolny. Od 1 stycznia 2027 roku wydawanie dyplomów elektronicznych jako podstawowego dokumentu poświadczającego uzyskany stopień lub tytuł stanie się obowiązkowe.

Dla absolwentów oznacza to łatwiejszy dostęp do dokumentu, możliwość zdalnego pobrania dyplomu oraz jego szybkiej weryfikacji. Dla uczelni zmiana jest jednak dużo głębsza niż przejście z papieru na format cyfrowy. E-dyplom jest efektem całego łańcucha działań: od jakości danych w systemach uczelni, przez poprawność informacji w POL-onie, aż po podpisy, konfiguracje, role użytkowników, suplementy, odpisy i obsługę sytuacji niestandardowych.

Dlatego wdrożenie e-dyplomów warto potraktować nie jako zadanie wyłącznie techniczne, lecz sprawdzian gotowości organizacyjnej uczelni. Jeśli w danych, procedurach albo odpowiedzialności pojawią się luki, repozytorium ich nie ukryje. Przeciwnie - cyfrowy proces może je ujawnić dokładnie w momencie, w którym absolwent będzie czekał na gotowy dokument.

E-dyplom to nie skan. Co naprawdę zmienia RDE?

Najprostsze nieporozumienie dotyczące e-dyplomów polega na traktowaniu ich jak cyfrowej kopii papierowego dokumentu. W rzeczywistości uczelnia nie będzie skanować dyplomu ani wysyłać absolwentowi pliku przygotowanego w dziekanacie.

Dokument elektroniczny powstaje w określonej strukturze danych, jest podpisywany kwalifikowanym podpisem elektronicznym przez osobę upoważnioną, przekazywany do Repozytorium Dyplomów Elektronicznych, rejestrowany, opatrywany pieczęcią repozytorium i znacznikiem czasu, a następnie udostępniany właścicielowi dokumentu. To właśnie rejestracja w RDE jest formalnym momentem wydania dokumentu.

Z perspektywy dziekanatów istotne jest również to, że cyfrowy model nie znosi dotychczasowej presji terminowej. Termin na wydanie dyplomu pozostaje, dlatego e-dyplomy wymagają nie tylko poprawnej konfiguracji systemu, ale też sprawnego procesu poprzedzającego rejestrację dokumentu.

Repozytorium obejmuje przede wszystkim dyplomy ukończenia studiów, suplementy do dyplomów, dyplomy doktorskie, dyplomy habilitacyjne oraz odpisy tych dokumentów. Warto przy tym pamiętać, że RDE nie obejmuje wszystkich dokumentów wydawanych przez uczelnie. Poza obecnym zakresem pozostają m.in. certyfikaty kursów, dokumenty studiów podyplomowych oraz dokumenty historyczne wydane przed obowiązkiem rejestracji elektronicznej. Oznacza to, że uczelnie powinny równolegle uporządkować komunikację dotyczącą tego, które dokumenty będą obsługiwane w nowym modelu, a które pozostaną w dotychczasowych procedurach.

Dokument papierowy nie znika całkowicie, ale od 2027 roku przestaje być punktem wyjścia. Ma być wydawany dodatkowo, na wniosek, po wydaniu dokumentu elektronicznego.

Najważniejsze daty

Dlaczego największym wyzwaniem nie będzie technologia?

Technologia jest widoczną częścią zmiany, ale to nie ona będzie dla wielu uczelni największym problemem. Kluczowe pytanie brzmi: czy uczelnia ma wystarczająco uporządkowane procesy, aby dokument elektroniczny mógł zostać przygotowany, podpisany i zarejestrowany bez ręcznego gaszenia pożarów?

„E-dyplom jest ostatnim etapem procesu, a nie jego początkiem. Jeżeli wcześniej uczelnia nie uporządkuje danych, uprawnień, podpisów i obiegu dokumentów, problem pojawi się dokładnie wtedy, gdy absolwent będzie czekał na gotowy dyplom” — Adam Przymusiała, Akademus

W praktyce oznacza to, że wdrożenie e-dyplomów powinno być prowadzone wspólnie przez administrację toku studiów, działy IT, osoby odpowiedzialne za POL-on, władze uczelni, prawników, jednostki zajmujące się obsługą cudzoziemców oraz osoby odpowiedzialne za komunikację ze studentami i absolwentami.

Siedem obszarów, które uczelnia powinna uporządkować przed 2027 rokiem

a) Dane studentów i absolwentów

Najważniejszym paliwem dla e-dyplomu są dane. Jeśli są niepełne, nieaktualne albo rozproszone między kilkoma systemami, problem nie pojawi się dopiero na etapie archiwizacji. Może zatrzymać samo wydanie dokumentu.

Uczelnia powinna sprawdzić m.in. zgodność imion, nazwisk, numerów PESEL, danych kierunku, poziomu studiów, tytułu zawodowego, dat, informacji potrzebnych do suplementu oraz danych osób upoważnionych do podpisywania dokumentów.

Przykład: Studentka zmienia nazwisko przed obroną, ale aktualizacja trafia tylko do jednego systemu. W innym nadal widnieją stare dane, a w POL-onie pojawia się niespójność. W papierowym obiegu pracownik mógłby zauważyć problem przed drukiem. W procesie elektronicznym taka niespójność może oznaczać odrzucenie dokumentu albo konieczność powrotu do wcześniejszych etapów.

b) Odpowiedzialność za proces

E-dyplom nie jest zadaniem jednej osoby ani jednego działu. Wydanie dokumentu wymaga przygotowania danych, sprawdzenia ich, podpisania, rejestracji, obsługi statusów, a czasem także unieważnienia i wydania nowego dokumentu.

Dlatego uczelnia powinna jasno określić, kto przygotowuje dokument, kto weryfikuje jego treść, kto odpowiada za podpis, kto obsługuje błędy, kto komunikuje się z absolwentem i kto podejmuje decyzję w sytuacjach niestandardowych.

Przykład: Jeżeli dokument zostanie odrzucony, a dziekanat zakłada, że problem rozwiąże IT, IT czeka na decyzję działu prawnego, a osoba podpisująca nie wie, czy może ponownie zatwierdzić dokument, proces może utknąć nie z powodów technicznych, lecz organizacyjnych.

c) Model pracy: POL-on, API czy rozwiązanie mieszane

Uczelnie mogą obsługiwać e-dyplomy bezpośrednio w POL-onie, przez integrację API z własnym systemem albo w modelu mieszanym. Każde rozwiązanie ma inne konsekwencje organizacyjne.

Praca przez interfejs POL-on może być łatwiejsza dla mniejszych wolumenów lub dokumentów wydawanych rzadziej. Integracja API ma większy sens tam, gdzie uczelnia chce masowo przekazywać dokumenty z systemu uczelnianego, ale wymaga wcześniejszego przygotowania technicznego, testów i obsługi błędów.

Przykład: Uczelnia może zdecydować, że dyplomy ukończenia studiów będą przygotowywane masowo przez system uczelniany i API, a dyplomy doktorskie lub habilitacyjne - ze względu na mniejszą skalę i bardziej indywidualny charakter - będą obsługiwane bezpośrednio w POL-onie.

d) Podpisy, certyfikaty, role i 2FA

Dokument elektroniczny musi zostać podpisany kwalifikowanym podpisem elektronicznym przez osobę upoważnioną. To oznacza, że sama decyzja rektora, prorektora czy dziekana nie wystarczy. Trzeba zadbać o ważne certyfikaty, właściwe upoważnienia, role w systemie i uwierzytelnienie dwuetapowe.

To jeden z tych obszarów, które łatwo uznać za formalność, dopóki nie zablokują realnego procesu. Uczelnia powinna wcześniej sprawdzić, kto podpisuje konkretne typy dokumentów, czy te osoby mają kwalifikowane podpisy, czy certyfikaty są aktualne i czy zostały poprawnie zarejestrowane.

Przykład: Osoba upoważniona ma podpis kwalifikowany, ale jej certyfikat wygasa w okresie masowego wydawania dyplomów. Jeżeli uczelnia nie monitoruje takich terminów, problem może pojawić się w najbardziej newralgicznym momencie - po obronach, gdy wielu absolwentów czeka na dokument.

e) Suplementy, odpisy i wersje językowe

E-dyplom nie funkcjonuje w próżni. Wraz z nim pojawiają się suplementy, odpisy oraz odpisy w językach obcych. To wymaga przygotowania nie tylko samego dyplomu, ale również danych merytorycznych i tłumaczeń, które muszą być spójne z przyjętymi wzorami i konfiguracją uczelni.

Szczególnym wyzwaniem mogą być suplementy, bo ich przygotowanie często angażuje wiele jednostek i źródeł danych. Jeśli część informacji nadal znajduje się w lokalnych plikach, dokumentach prowadzonych na wydziałach albo w niejednolitych opisach, proces cyfrowy może ujawnić rozproszenie odpowiedzialności.

Przykład: Dyplom jest gotowy do rejestracji, ale suplement wymaga uzupełnienia informacji o przebiegu studiów, specjalności lub zakresie kształcenia. Jeśli te dane nie są uporządkowane wcześniej, uczelnia może mieć gotowy jeden element kompletu, ale problem z całym procesem obsługi absolwenta.

f) Błędy po rejestracji dokumentu

Po rejestracji w RDE dokument nie jest zwykłym plikiem do poprawienia. Jeżeli zawiera błąd, uczelnia nie powinna myśleć o nim jak o dokumencie tekstowym, w którym wystarczy zmienić jedną literę. Konieczna może być procedura unieważnienia albo wymiany dokumentu.

Dlatego tak ważne jest przesunięcie ciężaru pracy na etap przed rejestracją: weryfikację danych, kontrolę poprawności, akceptację treści i jasne zasady, kto zatwierdza dokument do podpisu.

Przykład: W nazwie kierunku pojawia się literówka zauważona dopiero po rejestracji. W świecie papierowym uczelnia mogła ponownie wydrukować dokument przed odbiorem. W modelu elektronicznym zarejestrowany dokument wymaga formalnej ścieżki naprawczej.

g) Komunikacja z absolwentem

Dla absolwenta e-dyplom ma być ułatwieniem. Warunkiem jest jednak zrozumiała komunikacja: gdzie dokument będzie dostępny, jak go pobrać, jak go zweryfikować, czym różni się oryginał elektroniczny od wydruku oraz kiedy można wnioskować o wersję papierową.

Osobnej procedury wymagają absolwenci bez numeru PESEL, w tym część cudzoziemców. Jeżeli nie mogą samodzielnie skorzystać ze standardowej ścieżki logowania, uczelnia powinna wcześniej określić jak pobierze dokument i jak bezpiecznie przekaże go absolwentowi.

Przykład: Absolwent zagraniczny nie ma numeru PESEL i nie może pobrać dokumentu tą samą ścieżką co polscy studenci. Jeżeli uczelnia dopiero po wydaniu dokumentu zastanawia się, jak go przekazać, pojawia się ryzyko opóźnień i niejasnej komunikacji.

Checklista dla uczelni

Poniższa lista może posłużyć jako punkt wyjścia do wewnętrznego audytu gotowości do e-dyplomów. Nie zastępuje analizy prawnej ani technicznej, ale pomaga szybko wychwycić obszary, które wymagają uporządkowania przed masowym wydawaniem dokumentów elektronicznych.

Najczęstszy błąd: traktowanie e-dyplomów jak projektu IT

Największym ryzykiem dla uczelni jest zawężenie wdrożenia do pytania: czy system technicznie połączy się z repozytorium? To oczywiście ważne, ale nie wystarczy. Nawet najlepiej przygotowana integracja nie rozwiąże problemu nieaktualnych danych, niejasnych uprawnień, braku procedury podpisywania albo różnic w sposobie pracy poszczególnych wydziałów.

E-dyplomy wymuszają myślenie procesowe. Uczelnia powinna zobaczyć cały obieg dokumentu - od momentu, w którym student zbliża się do ukończenia studiów, przez weryfikację danych, przygotowanie dokumentu i suplementu, podpisy, rejestrację, aż po komunikację z absolwentem i ewentualne wydanie wersji papierowej.

W tym sensie RDE może stać się nie tylko obowiązkiem regulacyjnym, ale również impulsem do uporządkowania administracji uczelni. Tam, gdzie procesy są spójne, zmiana może realnie odciążyć dziekanaty. Tam, gdzie dotąd działały głównie dzięki doświadczeniu pojedynczych pracowników, cyfryzacja może ujawnić zaległe problemy.

„Błędem byłoby traktowanie e-dyplomów jako zadania wyłącznie dla działu IT. To projekt, który dotyka dziekanatów, władz uczelni, osób odpowiedzialnych za jakość danych, obsługę studentów, bezpieczeństwo i zgodność z przepisami. Technologia może przeprowadzić dokument przez system, ale sama nie uporządkuje wieloletnich niespójności w procesach”. — Adam Przymusiała, Akademus

Jak przygotować uczelnię krok po kroku?

Krok 1. Zmapować obecny obieg dyplomów

Uczelnia powinna opisać, jak dziś wygląda proces wydawania dyplomu i suplementu: kto inicjuje działania, gdzie powstają dane, kto je zatwierdza, kto odpowiada za podpis, gdzie pojawiają się opóźnienia i jakie czynności nadal są wykonywane ręcznie.

Krok 2. Wskazać właściciela procesu

Wdrożenie powinno mieć osobę lub zespół odpowiedzialny za całość, a nie wyłącznie za fragment techniczny. Bez tego łatwo o sytuację, w której każdy dział wykonuje swoje zadanie, ale nikt nie odpowiada za efekt końcowy.

Krok 3. Zweryfikować dane i źródła danych

Przed wydaniem pierwszych dokumentów elektronicznych warto przeprowadzić kontrolę jakości danych: osobowych, kierunkowych, programowych, dotyczących postępowań awansowych, osób podpisujących i konfiguracji dokumentów.

Krok 4. Wybrać model pracy

Nie każda uczelnia musi od razu automatyzować cały proces. Warto świadomie zdecydować, które dokumenty będą obsługiwane przez POL-on, które przez API, a które w modelu mieszanym.

Krok 5. Przetestować scenariusze wyjątkowe

Pilotaż nie powinien obejmować wyłącznie najprostszego przypadku absolwenta z kompletnymi danymi. Trzeba sprawdzić także zmianę nazwiska, brak PESEL, odpis w języku obcym, błąd w dokumencie, podpis kilku osób czy odrzucenie części paczki dokumentów.

Krok 6. Przygotować komunikację

Studenci i absolwenci powinni wiedzieć, czego się spodziewać: gdzie znajdą dokument, kiedy mogą wnioskować o wersję papierową, jak wygląda weryfikacja i dlaczego wydruk e-dyplomu nie jest tym samym, co oryginał elektroniczny.

7. E-dyplomy jako test dojrzałości cyfrowej uczelni

E-dyplomy mogą usprawnić obsługę absolwentów, ograniczyć znaczenie papierowego obiegu dokumentów i ułatwić weryfikację autentyczności dyplomu. Warunek jest jednak jeden: uczelnia musi potraktować wdrożenie jako projekt organizacyjny, a nie wyłącznie techniczne podłączenie do repozytorium.

Największym wyzwaniem nie będzie samo wystawienie cyfrowego dokumentu, tylko wcześniejsze uporządkowanie tego, co przez lata funkcjonowało w papierze, lokalnych procedurach, arkuszach kalkulacyjnych, nieformalnych praktykach i pamięci doświadczonych pracowników.

Od 2027 roku e-dyplom stanie się nowym standardem. Dla najlepiej przygotowanych uczelni może być naturalnym elementem cyfrowej obsługi studenta. Dla pozostałych - sygnałem, że cyfryzacja nie zaczyna się od systemu, lecz od jakości danych, odpowiedzialności i dobrze zaprojektowanego procesu.

Źródła i materiały wykorzystane przy opracowaniu

• POL-on: Udostępnienie produkcyjne Repozytorium Dyplomów Elektronicznych
• POL-on: Planowane wdrożenie Repozytorium Dyplomów Elektronicznych (e-Dyplomy)
• POL-on: Nagrania z webinarów e-Dyplomy - Repozytorium dyplomów elektronicznych
• Akademus: Cyfryzacja uczelni. Technologia jest gotowa, największym wyzwaniem pozostaje organizacja
• Materiały przekazane przez Akademus dotyczące wdrożenia dyplomów elektronicznych, RDE, POL-on, API i przygotowania organizacyjnego uczelni