E-DYPLOMY to dopiero początek. Największym wyzwaniem nie jest technologia.

Raport oparty na rozmowach z przedstawicielami polskich uczelni.

W maju i czerwcu 2026 roku przeprowadzono rozmowy diagnostyczne i konsultacyjne z przedstawicielami 44 polskich uczelni - publicznych i niepublicznych, o różnych profilach, od ekonomicznych po techniczne. Rozmówcami byli przede wszystkim kanclerze, prorektorzy ds. rozwoju, kierownicy działów IT oraz osoby odpowiedzialne za organizację procesu dydaktycznego - czyli ci, którzy w praktyce będą odpowiadać za wdrożenie e-dyplomów. 

Choć rozmowy miały dotyczyć przygotowań do wdrożenia e-dyplomów, bardzo szybko okazało się, że sam dokument elektroniczny jest jedynie punktem wyjścia do szerszej dyskusji. Jej głównym tematem była gotowość organizacyjna uczelni do wdrożenia kolejnej reformy w sytuacji, gdy zasady jej realizacji wciąż są doprecyzowywane, a komplet wytycznych nie został jeszcze opublikowany.

Jedna obserwacja powracała niemal w każdej rozmowie: największym wyzwaniem nie jest technologia. Nikt nie kwestionował kierunku zmian ani sensu cyfryzacji. Problem leży gdzie indziej - uczelnie muszą dziś planować procesy i harmonogramy w oparciu o wytyczne, które nadal się zmieniają, oraz systemy, których ostateczny kształt zależy od decyzji podejmowanych poza nimi.

Kto tu na kogo czeka?

W wielu instytucjach widać podobny łańcuch zależności: administracja czeka na dział IT, dział IT na dostawcę systemu, dostawca na ostateczne wytyczne ministerstwa. Każde z tych ogniw działa racjonalnie, w granicach informacji i kompetencji, którymi dysponuje. Mimo to cały proces pozostaje w zawieszeniu. Nie wynika to z opieszałości poszczególnych osób, lecz z faktu, że kluczowe decyzje wciąż nie zapadły na poziomie centralnym. 

Z rozmów wynika, że znaczna część uczelni - szacunkowo blisko trzy na cztery - nadal wstrzymuje konkretne działania, czekając na doprecyzowanie zasad lub gotowe rozwiązania po stronie dostawców systemów, szczególnie tych korzystających z USOS. Trudno planować harmonogram wdrożenia, jeśli założenia projektu mogą się jeszcze zmienić. 

Jednocześnie właśnie ten stan zawieszenia stanowi dziś największe ryzyko całego przedsięwzięcia. Wdrożenie e-dyplomów obejmuje jednocześnie kwestie technologiczne, organizacyjne, proceduralne, związane z bezpieczeństwem danych oraz odpowiedzialnością administracyjną. W efekcie trudno wskazać jednego naturalnego właściciela projektu po stronie uczelni. Bez jasnego mandatu z zewnątrz i wyznaczonego lidera wewnątrz organizacji odpowiedzialność łatwo rozmywa się pomiędzy wiele osób.

Gotowy system nie oznacza gotowej uczelni

W rozmowach często powtarzało się przekonanie, że główny ciężar wdrożenia spocznie na dostawcach systemów dziekanatowych. To uzasadnione - odpowiadają oni za funkcjonalności oraz zgodność z wymaganiami, gdy zostaną ostatecznie określone. Nie oznacza to jednak, że sama aktualizacja systemu automatycznie przełoży się na gotowość organizacyjną uczelni. Cyfryzacja rzadko rozwiązuje problemy organizacyjne. Znacznie częściej je ujawnia, pokazując miejsca, w których przez lata funkcjonowano dzięki doświadczeniu pojedynczych osób, a nie jasno opisanym procedurom. 

Nie jest to zarzut wobec uczelni. To naturalna konsekwencja dotychczasowego modelu funkcjonowania, który nie wymagał formalnego uporządkowania wielu procesów. Dopiero e-dyplomy stawiają ten problem tak wyraźnie.

Ryzyko ukryte w danych

Rozmówcy rzadko pytali o sam dokument elektroniczny, znacznie częściej - o dane. Który system jest źródłem prawdy? Co zrobić, gdy informacje w różnych bazach się rozjeżdżają? Jak postępować przy zmianie nazwiska czy obywatelstwa absolwenta? To pytania, które z pozoru brzmią technicznie, a w praktyce dotyczą tego, kto formalnie odpowiada za jakość danych - pytanie, na które w wielu uczelniach nikt wcześniej nie musiał odpowiadać, bo nie było takiej potrzeby.

E-dyplom tej niejasności nie wybacza. Każda nieścisłość to dodatkowa praca administracji i realny problem absolwenta. Dlatego, zanim pojawią się ostateczne wytyczne, warto już teraz ustalić wewnętrznie: skąd faktycznie pochodzą dane trafiające na dyplom i kto za nie odpowiada.

Cyfryzacja może dołożyć obowiązków, zanim je odejmie

Powszechnie zakłada się, że cyfryzacja to automatycznie oszczędność czasu. Tak będzie, ale dopiero wtedy, gdy procesy zostaną uporządkowane, zanim padnie na nie nowy system. Jeśli do obecnego sposobu pracy dołożymy tylko kolejne czynności - kontrolę danych, podpisy elektroniczne, obsługę wyjątków - administracja nie odczuje ulgi, tylko dodatkowe obciążenie. To nie wina samej cyfryzacji, tylko kolejności działań.

Co można zrobić już dziś, niezależnie od Ministerstwa

Nie trzeba czekać na ostateczne wytyczne, żeby zacząć. Niezależnie od tego, kiedy i w jakim kształcie zapadną decyzje na poziomie krajowym, uczelnia już dziś może:

• uporządkować dane i wskazać jeden system jako źródło prawdy,
• spisać obecny przebieg procesu przygotowania dyplomu - krok po kroku, z osobami odpowiedzialnymi,
• wskazać miejsca, w których dane są dziś uzupełniane ręcznie lub niespójnie,
• powołać osobę lub zespół odpowiedzialny za projekt e-dyplomu wewnątrz uczelni,
• ustalić z góry, kto przejmie decyzje, jeśli wytyczne będą się zmieniać w trakcie wdrożenia.

To działania niezależne od ostatecznego kształtu rozwiązań technicznych, a to właśnie one w największym stopniu zdecydują o tym, czy wdrożenie przebiegnie sprawnie, gdy wytyczne wreszcie się domkną.

E-dyplomy jako wspólny test

E-dyplomy to coś więcej niż kolejny obowiązek z przepisów, który spadł na uczelnie w niedogodnym momencie. To także sprawdzian dla całego systemu - uczelni, dostawców i Ministerstwa razem - z tego, czy potrafią się zsynchronizować przy wdrożeniu, które dotyka wszystkich jednocześnie.

Za kilka miesięcy większość uczelni będzie dysponować odpowiednimi rozwiązaniami technicznymi. To, czy to wdrożenie stanie się kolejnym prowizorycznym łataniem, czy realnym krokiem w stronę uporządkowanej administracji, zależy w równym stopniu od tempa i jakości wytycznych płynących z góry, co od tego, ile uczelnie zdążą uporządkować u siebie, zanim te wytyczne w pełni się skrystalizują.

Metodologia

Wnioski przedstawione w materiale opierają się na indywidualnych rozmowach diagnostycznych i konsultacyjnych przeprowadzonych w maju i czerwcu 2026 roku z przedstawicielami 44 polskich uczelni. Rozmowy miały charakter jakościowy i nie stanowią reprezentatywnego badania ilościowego. Zaprezentowane obserwacje odzwierciedlają najczęściej powtarzające się wyzwania i doświadczenia zgłaszane przez rozmówców.